Funktionsumfang Aufgabenverwaltung
Die Aufgabenverwaltung ist die Schaltzentrale für die beleglose Bearbeitung aller Prozesse im Bereich Buchhaltung und Zahlverkehr. Aus verschiedenen Quellen können Belege und Aufgaben in die Aufgabenverwaltung importiert werden.
Entsprechend dem definierten Berechtigungskonzept werden von Anwenderinnen und Anwendern oder Bearbeitungsgruppen für unterschiedliche Aktionen elektronische Unterschriften eingeholt. Der gesamte Durchlauf eines Prozesses wird transparent dokumentiert und nach vollständiger Bearbeitung an die entsprechenden WinFibu-Module der Buchhaltung oder des Zahlverkehrs weitergegeben.
Das alles kann die Aufgabenverwaltung der WinFibu:
- Zahlungsbelege mit einem elektronisch vorliegenden Auszahlungsbeleg anlegen
- Auszahlungsbelege aus einem externen Dokumentenmanagementsystem importieren
- Auszahlungsbelege aus unterschiedlichen Verzeichnissen mit automatischer Weiterleitung an bestimmte Anwendergruppen importieren
- Gescannte Belege inklusive der im Scanclient erzeugten qualifizierten, elektronischen Signatur importieren
- Auszahlungsbelege im Format XRechnung oder ZUGFeRD inklusive Interpretation des Rechnungsinhalts und Vorbelegung der Zahlungsinformationen importieren
- Buchungsstapel unterschiedlicher Quellen (UK-System, Personalsysteme usw.) importieren
- Signaturen anhand des Originalbelegs manuell prüfen
- Intern und extern gespeicherte Belege anzeigen
- Inhalte elektronischer Rechnungen (XRechnung) visualisieren
- Aufgaben an autorisierte Personen und Bearbeitungsgruppen weiterleiten
- Elektronische Unterschriften für sachliche und/oder rechnerische Feststellungen erstellen
- Elektronische Unterschriften für einzelne Anordnungen oder Sammelanordnungen von mehreren Aufgaben erstellen
- Auszahlungsbelege optional in Form von zusätzlichen elektronischen Unterschriften freigeben
- Ergänzende Dokumente und Dateien zu jeder Aufgabe anhängen
- Sämtliche Belege und Unterschriften im gesamten WinFibu-Umfeld bereitstellen
Die Aufgabenverwaltung wurde in einem Audit durch den Prüfungsdienst des DGUV geprüft und die Erfüllung aller Anforderungen des §§ 40, 41 und 41a der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen (SRVwV) bestätigt.